Bestuursreglement Instituut Mijnbouwschade Groningen

In dit bestuursreglement wordt verstaan onder:

• a. bestuur: de leden van het Instituut tezamen als bedoeld in artikel 4, eerste lid, van de Wet;

• b. bestuursreglement: bestuursreglement van het Instituut als bedoeld in artikel 8, eerste lid, van de Wet;

• c. Bureau: het Bureau van het Instituut als bedoeld in artikel 5 van de Wet;

• d. commissie: een commissie die is ingesteld door het Instituut als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van de Wet;

• e. deskundige: een deskundige als bedoeld in artikel 12 van de Wet;

• f. directie: de directie van het Bureau van het Instituut;

• g. Instituut: het Instituut Mijnbouwschade Groningen;

• h. lid of leden: lid of leden van het bestuur van het Instituut;

• i. minister: de Minister van Economische Zaken en Klimaat;

• j. plaatsvervangend voorzitter: de plaatsvervangend voorzitter van het bestuur van het Instituut;

• k. schade: schade als bedoeld in artikel 1 van de Wet;

• l. schriftelijk: op papier, via e-mail of via enig ander gangbaar communicatiemiddel waarmee het mogelijk is tekst over te brengen;

• m. voorzitter: de voorzitter van het bestuur van het Instituut;

• n. Wet: Tijdelijke wet Groningen.

• 1 Het bestuur geeft leiding aan het Instituut.

• 2 De voorzitter wijst, gehoord de overige leden, de plaatsvervangend voorzitter aan.

• 3 Het bestuur kan een verdeling van de te verrichten werkzaamheden of een deel daarvan over zijn leden maken.

• 4 Het Instituut kan aan een of meer leden dan wel medewerkers van het Bureau mandaat, volmacht en machtiging verlenen tot het namens het Instituut nemen van besluiten ter uitoefening van zijn taken en bevoegdheden, het verrichten van de daarmee verbonden rechtshandelingen en het verrichten van de daarmee samenhangende feitelijke handelingen.

• 1 Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de plaatsvervangend voorzitter de taken van de voorzitter waar. Het in dit besluit ten aanzien van de voorzitter bepaalde is van overeenkomstige toepassing.

• 2 Ingeval van belet of ontstentenis van een lid kan het Instituut na instemming van de Minister voor Rechtsbescherming in een tijdelijke vervanging voorzien. In geval van belet of ontstentenis van alle leden wijst de Minister voor Rechtsbescherming één of meer personen aan, die tijdelijk als lid zullen fungeren.

• 3 In het Besluit Tijdelijke wet Groningen zijn nadere regels gesteld met betrekking tot de procedure omtrent benoeming, schorsing en ontslag en de rechtspositie van de leden.

• 1 Medewerkers van het Bureau, die door de minister op grond van artikel 5, tweede lid, van de Wet, aan het Instituut ter beschikking worden gesteld, kunnen door het bestuur aangenomen, geschorst en ontslagen worden, behoudens hetgeen bepaald in het Besluit Mandaat, volmacht en machtiging IMG.

• 2 Het bestuur is verantwoordelijk voor het Bureau. De leiding van de medewerkers van het Bureau kan door het bestuur worden opgedragen aan de directie.

• 1 Elk lid, het Bureau, een commissie of werkgroep handelt integer en transparant.

• 2 Het bestuur faciliteert de uitvoering van de regels aangaande integriteit en vertrouwelijkheid, zoals vastgesteld in de laatstelijk afgesloten collectieve arbeidsovereenkomst voor rijksambtenaren, die geldt voor de medewerkers van het Bureau en deelnemers aan commissies of werkgroepen.

• 3 De leden nemen omtrent alle informatie die zij in het kader van hun functie verkrijgen en die als vertrouwelijk is aangemerkt, dan wel waarvan de vertrouwelijkheid uit de aard van die informatie voortvloeit, strikte geheimhouding in acht, ook na hun aftreden. De voorgaande volzin is van overeenkomstige toepassing op medewerkers van het Bureau, degenen die het Instituut administratief of secretarieel hebben ondersteund, die een vergadering geheel of gedeeltelijk hebben bijgewoond of lid zijn van een commissie of werkgroep.

• 1 Ieder lid heeft één stem.

• 2 Het bestuur streeft er naar dat besluiten bij unanimiteit worden genomen. Als unanimiteit niet bereikt kan worden, neemt het bestuur besluiten bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

• 3 Bij het staken van de stemmen beslist de stem van de voorzitter.

• 4 Besluiten kunnen in een vergadering slechts genomen worden indien de meerderheid van het aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is in de vergadering.

• 5 Een lid kan verzoeken zich te mogen verschonen indien hij van mening is dat zijn onpartijdigheid bij een bepaalde aangelegenheid in het geding zou kunnen komen. Indien hij zich wil verschonen, richt hij zijn verzoek aan de voorzitter dan wel, indien het de voorzitter betreft, aan de plaatsvervangend voorzitter. Indien het bestuur van mening is dat de onpartijdigheid van een lid bij een bepaalde aangelegenheid in het geding zou kunnen komen of de schijn van partijdigheid de taakvervulling van het Instituut met betrekking tot die aangelegenheid kan schaden, kan het bestuur besluiten een lid ook zonder verzoek verschoning te verlenen. Indien verschoning wordt toegewezen of verleend, neemt het desbetreffende lid niet deel aan de behandeling van en de besluitvorming over de desbetreffende aangelegenheid.

• 6 De leden zijn bevoegd zich door een schriftelijke volmacht door een ander lid ter vergadering te doen vertegenwoordigen. Een lid kan maximaal één ander lid vertegenwoordigen.

• 7 Vergaderingen kunnen worden gehouden, en aan vergaderingen kan worden deelgenomen, door middel van een elektronisch communicatiemiddel indien dit bij de oproeping is vermeld of leden hiermee instemmen.

• 8 Besluiten kunnen zowel in als buiten de vergadering worden genomen. In het laatste geval wordt het besluit schriftelijk vastgelegd en dient het besluit de instemming van alle leden te hebben.

• 9 De vergaderingen zijn niet openbaar, tenzij de voorzitter anders beslist.

• 10 De voorzitter kan derden uitnodigen om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen.

• 1 De leden komen minimaal eenmaal per maand in vergadering bijeen, of vaker indien de voorzitter hiertoe besluit. De voorzitter bepaalt tijd en plaats van de vergadering.

• 2 De leden komen voorts in vergadering bijeen als twee andere leden dit schriftelijk verzoeken aan de voorzitter. Deze vergadering wordt gehouden binnen twee weken nadat hun verzoek daartoe bij de voorzitter is ingekomen. Indien aan een verzoek geen gevolg wordt gegeven, kunnen de leden zelf tot oproeping overgaan waarbij zij de plaats en tijd bepalen.

• 3 De oproeping voor een vergadering geschiedt door of namens de voorzitter, door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden. Met de oproeping worden de agenda en eventuele bijbehorende vergaderstukken aan de leden toegezonden.

• 4 Vergaderingen worden opgeroepen op een door de voorzitter vast te stellen termijn.

• 5 Een lid dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, doet hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan de voorzitter. Als de voorzitter verhinderd is, doet deze hiervan zo spoedig mogelijk mededeling aan de plaatsvervangend voorzitter.

• 1 De voorzitter wijst uit of buiten de leden een persoon aan die een verslag van de vergadering maakt, dat in een volgende vergadering wordt vastgesteld.

• 2 Een lid dat zich niet kan verenigen met een genomen besluit, kan daarvan een met redenen omklede aantekening in het verslag doen opnemen.

• 3 Alle verslagen van vergaderingen van de leden en besluiten die door de leden buiten vergadering zijn genomen worden ten kantore van het Instituut gehouden en liggen daar ter inzage voor de leden.

• 1 Het bestuur bepaalt bij het instellen van een commissie de taak en samenstelling van deze commissie en kan voorzieningen treffen over de werkwijze van deze commissie. Het bestuur benoemt en ontslaat deelnemers van een ingestelde commissie.

• 2 Commissies zijn gehouden te functioneren binnen de door het bestuur gestelde taak en overige kaders.

• 3 Het bestuur kan werkgroepen, ook met externe deskundigen, instellen ter ondersteuning bij voorbereiding van de besluitvorming over bepaalde aangelegenheden. Het bepaalde in artikelen 9.1 en 9.2 is van overeenkomstige toepassing.

• 1 Het Instituut draagt zorg voor het opstellen van een ontwerpbegroting met meerjarenraming.

• 2 De ontwerpbegroting wordt jaarlijks, voor het daaropvolgende jaar, voor 1 april door het Instituut aan de minister gezonden.

• 3 Het Instituut draagt er zorg voor dat hij zich bij zijn bedrijfsvoering zo veel mogelijk richt op datgene wat gebruikelijk is bij een prudente rijksoverheid, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van het Instituut.

• 1 Het Instituut draagt zorg voor de opzet en werking van een adequaat managementinformatiesysteem.

• 2 Het Instituut legt in een AO/IC-beschrijving het geheel van organisatorische maatregelen vast dat gericht is op het tot stand brengen en in stand houden van de informatievoorziening in en omtrent de organisatie van het Instituut en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen.

• 1 De voorzitter is belast met de uitvoering van de besluiten van het Instituut.

• 2 De voorzitter is gesprekspartner van de minister.

• 3 De voorzitter, dan wel één van de leden van de directie, is gesprekspartner van de ondernemingsraad van het Instituut.

• 4 De voorzitter vertegenwoordigt het Instituut zelfstandig in en buiten rechte.

• 1 De voorzitter beslist in de gevallen waarin dit reglement niet voorziet.

• 2 Het bestuur kan dit bestuursreglement wijzigen na daartoe verkregen voorafgaande goedkeuring van de minister.

• 3 Een wijziging van dit bestuursreglement wordt gepubliceerd in de Staatscourant, waarna de wijziging in werking treedt.

• 1 Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

• 2 Dit besluit wordt aangehaald als: Bestuursreglement Instituut Mijnbouwschade Groningen.