2. Personele gegevens
2.1. Algemeen
Gegevens over personeel worden door DUO verzameld op het niveau van arbeidsrelaties
en op het niveau van de instellingen. Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder
het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke
ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.
2.2. Elektronische aanlevering van gegevens
Het bevoegd gezag verplicht voor alle onder het gezag staande bekostigde scholen en
instellingen de in dit PvE opgenomen personele gegevens elektronisch aan te leveren.
De reikwijdte van dit PvE strekt zich ook uit tot het bovenschoolse personeel dat
een arbeidsrelatie heeft met het betreffende bevoegd gezag.
2.3. De gegevens
De personele gegevens voor personeel dat benoemd is hebben betrekking op:
-
– de persoon;
-
– de arbeidsrelatie;
-
– de functie en betrekkingsomvang;
-
– de hoogte en samenstelling van het salaris en de loonkosten;
-
– de perioden van verlof.
Daarnaast worden personele gegevens voor personeel niet in loondienst opgevraagd.
Voor deze groep gaat het om een sterk beperkte levering ten opzichte van personeel
dat in loondienst is.
Het bevoegde gezag levert de in dit PvE vermelde gegevens voor alle personen met wie
het bevoegde gezag een arbeidsrelatie heeft, ongeacht of de persoon werkzaam is bij
een school of instelling dan wel een bovenschoolse benoeming heeft.
Gegevens over personeel dat is benoemd, te leveren op het niveau van de afzonderlijke
arbeidsrelaties
In dit PvE worden de gegevens die geleverd moeten worden genoemd. Net als bij de andere
bijlagen in deze Regeling worden in dit PvE alleen de gegevens genoemd zoals de bevoegde
gezagsorganen deze moeten aanleveren. Op de site van DUO staan het format, lengte
en andere aspecten hoe de gegevens geleverd moeten worden (https://www.duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp).
2.3.1. Onderdeel ‘Persoon’
Nr
|
Veld
|
Domein
|
Definitie/ toelichting
|
1
|
Burgerservicenummer
|
Nummer van 9 cijfers (N9)
|
Burgerservicenummer bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale
set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.
|
2
|
Code salarisadministratie
|
Code salarisadministratie
|
Een code die aanduidt in welke salarisadministratie het personeelsnummer is opgenomen.
|
3
|
Peilmaand
|
Jaar_mnd
|
Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft.
|
4
|
Extractiedatum
|
Datum
|
Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.
|
5
|
Geslacht
|
Geslacht
|
De sekse van het personeelslid, zoals vastgelegd bij de burgerlijke stand: een aanduiding
die aangeeft dat de ingeschrevene een man of een vrouw is, of dat het geslacht (nog)
onbekend is.
|
6
|
Geboortedatum
|
Datum
|
De datum waarop het personeelslid is geboren.
|
2.3.2. Onderdeel ‘Arbeidsrelatie’
Nr
|
Veld
|
Domein
|
Definitie/ toelichting
|
7
|
Burgerservicenummer
|
Nummer van 9 cijfers (N9)
|
Burgerservicenummer bedoeld in de Wet algemene. bepalingen burgerservicenummer.
|
8
|
Code salarisadministratie
|
Code salarisadministratie
|
Koppeling naar de salarisadministratie.
|
9
|
Peilmaand
|
Jaar_mnd
|
Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft.
|
10
|
Extractiedatum
|
Datum
|
Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.
|
11
|
Bovenschoolse functie
|
Ja_nee
|
De aanduiding per arbeidsrelatie of de functie wordt vervuld ten behoeve van meerdere
BRINnummers.
|
12
|
Organisatienummer bevoegd gezag
|
Bevoegd gezagnummer
|
Het door de Minister toegekende nummer van het bevoegd gezag.
|
13
|
Organisatienummer school
|
BRINnummer
|
Het door de Minister toegekende nummer van de school.
|
14
|
Volgnummer
|
Getal
|
Volgnummer dat samen met het personeelsnummer, de code salarisadministratie en school
de arbeidsrelatie uniek identificeert.
|
15
|
Begindatum arbeidsrelatie
|
Datum
|
De begindatum van de arbeidsrelatie.
|
16
|
Mutatiedatum arbeidsrelatie
|
Datum
|
Datum waarop een verandering is opgetreden in een bestaande arbeidsrelatie. Moet worden
gebruikt in het jaarbestand als de verandering niet leidt tot een beëindiging van
deze arbeidsrelatie en het begin van een nieuwe.
|
17
|
Aard arbeidsrelatie
|
Code arbeidsrelatie
|
De aanduiding of de benoeming voor bepaalde duur of van onbepaalde duur is.
|
18
|
Einddatum arbeidsrelatie
|
Datum
|
De einddatum van de arbeidsrelatie.
|
19
|
Betrekkingsomvang
|
Getal met decimalen
|
De omvang van de arbeidsrelatie uitgedrukt in voltijds equivalenten (fte), met een
nauwkeurigheid van vier decimalen, waarbij één fte gelijk is aan de omvang van een
normbetrekking.
|
20
|
BAPO-omvang
|
Getal met decimalen
|
Het deel van de betrekkingsomvang van de arbeidsrelatie dat gebruikt wordt voor seniorenverlof
uit het bijzondere budget Duurzame inzetbaarheid voor oudere werknemers of op grond
van de overgangsregeling BAPO, uitgedrukt in voltijdsequivalenten (fte) met een nauwkeurigheid
van vier decimalen.
|
21
|
Functieschaal
|
Salarisschaal
|
Aanduiding van de schaal genoemd in een van de categorieën vermeld in de geldende
cao PO waarvoor de betrokkene feitelijk is benoemd.
|
22
|
Brutosalaris bij normbetrekking
|
Bedrag
|
Het salarisbedrag dat geldt bij een betrekkingsomvang van 1 fte (de omvang van een
normbetrekking) voor de persoonlijke salarisschaal en salarisnummer, zoals vermeld
in de geldende cao PO.
|
23
|
Salarisschaal
|
Salarisschaal
|
De persoonlijke salarisschaal (functie- of garantieschaal) zoals vermeld in de geldende
cao PO. Is in combinatie met het salarisnummer de grondslag voor de vaststelling van
het brutosalaris bij normbetrekking.
|
24
|
Salarisnummer
|
Salarisnummer
|
Het salarisnummer behorende bij de persoonlijke salarisschaal, zoals vermeld in de
geldende cao PO. Is in combinatie met de salarisschaal de grondslag voor de berekening
van het brutoloon.
|
25
|
Eindenummer
|
Salarisnummer
|
Het nummer van de salarisschaal dat maximaal bereikt kan worden bij de betrokken instelling.
|
26
|
Functiecategorie
|
Functiecategorie
|
De toedeling van de functie in een van de in paragraaf 2.4 onderscheiden categorieën.
|
28
|
Financieringsbron
|
Code BRO
|
De aanduiding ten laste van welke financieringsbron de kosten van de arbeidsrelatie
worden gebracht.
|
2.3.3. Onderdeel ‘Loon, toelagen en kortingen
Nr
|
Veld
|
Domein
|
Definitie/ toelichting
|
29
|
Burgerservicenummer
|
Nummer van 9 cijfers (N9)
|
Burgerservicenummer bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer.
|
30
|
Code salarisadministratie
|
Code salarisadministratie
|
Koppeling naar de salarisadministratie.
|
31
|
Organisatienummer bevoegd gezag
|
Bevoegd gezagnummer
|
Het door de Minister toegekende nummer van het bevoegd gezag.
|
32
|
Organisatienummer school
|
BRINnummer
|
Koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.
|
33
|
Volgnummer
|
Getal
|
Koppeling naar het volgnummer van de arbeidsrelatie.
|
34
|
Peilmaand
|
Jaar_mnd
|
Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft.
|
35
|
Extractiedatum
|
Datum
|
Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.
|
36
|
Loon, toelage of korting
|
Bedrag
|
Het bedrag dat als salaris of als toelage bij het salaris is uitgekeerd of als korting
op het salaris in mindering is gebracht.
|
37
|
Soort loon, toelage of korting
|
Soort loon, toelage of korting
|
De indicatie van het soort loon, toelage of korting.
|
38
|
Maand waarop betrekking
|
Jaar_mnd
|
Jaar en de maand waarop het loon, de toelage of korting betrekking heeft.
|
2.3.4. Onderdeel ‘Verlofgegevens (waaronder ziekteverlof)’
Nr
|
Veld
|
Domein
|
Definitie/ toelichting
|
39
|
Burgerservicenummer
|
Nummer van 9 cijfers (N9)
|
Burgerservicenummer bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer.
|
40
|
Code salarisadministratie
|
Code salarisadministratie
|
Koppeling naar de salarisadministratie.
|
41
|
Organisatienummer bevoegd gezag
|
Bevoegd gezagnummer
|
Het door de Minister toegekende nummer van het bevoegd gezag.
|
42
|
Organisatienummer school
|
BRINnummer
|
Het door de Minister toegekende nummer van de school.
|
43
|
Volgnummer
|
Getal
|
Koppeling naar het volgnummer van de arbeidsrelatie.
|
44
|
Extractiedatum
|
Datum
|
Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.
|
45
|
Peilmaand verlof
|
Datum (N6)
|
Jaar plus maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft.
|
46
|
Begindatum verlof
|
Datum
|
De begindatum van de verlofperiode.
|
47
|
Einddatum verlof
|
Datum
|
De datum van de laatste kalenderdag voordat het werk is hervat.
|
48
|
Omvang verlof
|
Getal met decimale
|
De omvang van het verlof gedurende de verlofperiode, uitgedrukt in voltijds equivalenten
(fte) met een nauwkeurigheid van 2 decimalen.
|
49
|
Soort verlof
|
Soort verlof
|
De aard van het verzuim of verlof.
|
Gegevens over personeel niet in loondienst, te leveren op het niveau van de afzonderlijke
arbeidsrelaties
Conform de begripsbepalingen van artikel 1 WPO en artikel 1 WEC wordt met personeel ook het personeel dat zonder benoeming is tewerkgesteld bedoeld.
Dat betekent dat niet alleen de personen bedoeld worden waarmee een expliciete werknemersrelatie
bestaat. Onder personeel niet in loondienst (PNIL) vallen (ingehuurde) personen die
tegen betaling reguliere werkzaamheden (t.b.v. de in het onderwijs/de school voorkomende
gebruikelijke functies) voor een schoolbestuur uitvoeren zonder dat zij in loondienst
zijn van dit bestuur. Hierbij kan het gaan om personeel dat in dienst is van derden
(zoals uitzend-, detacherings- en payrollbureaus) en om zelfstandig personeel (zoals
zzp’ers). Ook inhuur van personeel van andere schoolbesturen of (inval)pools valt
onder PNIL. Vrijwilligers worden niet tot PNIL gerekend. Tot de PNIL-kosten worden
ook eventueel bijkomende kosten zoals BTW en bemiddelingskosten gerekend.
2.3.5. Onderdeel ‘PNIL’
nr
|
veld
|
Domein
|
Definitie/toelichting
|
50
|
burgerservicenummer
|
nummer van 9 cijfers (N9)
|
Burgerservicenummer bedoeld in de Wet algemene bepalingen Burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale
set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.
|
51
|
Geboortedatum
|
DDMMJJJJ
|
|
52
|
Geslacht
|
m/v/o
|
Man/vrouw/overig of onbekend
|
53
|
organisatienummer bevoegd gezag
|
5 cijfers (N5)
|
Het door de Minister toegekende nummer van het bevoegd gezag.
|
54
|
Indien inhuur niet door bevoegd gezag plaatsvindt: organisatienummer school
|
2 cijfers, 2 letters (A4)
|
Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school
van de arbeidsrelatie.
|
55
|
soort externe inhuur
|
code (N2)
|
De toedeling van de soort externe inhuur in een van de in paragraaf 2.4.4
onderscheiden categorieën.
|
56
|
doel externe inhuur
|
code (N2)
|
De toedeling van het doel van de externe inhuur in een van de in paragraaf 2.4.5
onderscheiden categorieën.
|
57
|
Totale omvang inhuur meetjaar in uren
|
getal zonder decimalen (N8)
|
Het aantal uren dat de persoon werkzaam is geweest in het kalenderjaar (1/1 – 31/12)
waarover de gegevens opgevraagd worden.
|
58
|
functiecategorie
|
code (N2)
|
De toedeling van de functie in een van de in paragraaf 2.4.3
onderscheiden categorieën.
|
59
|
kosten inhuur
|
bedrag in € met 2 decimalen (N12,2)
|
Totale kosten in de meetperiode betaald voor de persoon. Inclusief kosten die betaald
zijn aan bemiddelaars/ leveranciers en inclusief eventuele BTW.
|
2.4. Domeinen
Het domein geeft de mogelijke waarden aan.
AKnummer
Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen
(BRIN) in de vorm van een reeks van drie cijfers.
Formaat: N3
Bedrag
Hoeveelheid in euro’s in de vorm van een getal met 2 decimalen. Een bedrag kan worden
voorafgegaan door een min-teken (indien van toepassing).
Bevoegd gezagnummer
Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen
(BRIN) in de vorm van een reeks van 5 cijfers. Dit nummer is te vinden op www.duo.nl.
Formaat: N5
BRINnummer
Het identificerende nummer van een instelling volgens de Basisregistratie Instellingen
(BRIN) in de vorm van twee cijfers gevolgd door twee hoofdletters.
Formaat: A4
Code arbeidsrelatie
2.4.1. De aanduiding of de benoeming in vaste dienst of tijdelijke dienst is. (t.b.v.
PIL uitvraag door DUO)
Code
|
Betekenis
|
1
|
Benoeming in vaste dienst. Hieronder vallen ook de benoemingen in vaste dienst waarbij
een bepaalde proeftijd is afgesproken.
|
2
|
Benoeming in tijdelijke dienst, exclusief benoemingen in verband met vervanging. Hieronder
vallen onder andere de benoemingen in tijdelijke dienst bij een eerste dienstverband
die vooruitzicht hebben op een benoeming in vaste dienst.
|
3
|
Benoeming in tijdelijke dienst, in verband met vervanging.
|
2.4.2. Functiecategorieën (t.b.v. PIL uitvraag door DUO)
De toedeling van de functie aan een van de volgende categorieën:
Codes 5 t/m 8 heeft betrekking op management, codes 9 t/m 11 op midden management,
codes 12 t/m 15 op onderwijsgevend personeel, codes 16 t/m 19 op onderwijsondersteunend
personeel, en codes 20 t/m 22 op beheer en administratief personeel.
Code
|
Betekenis
|
5
|
Bestuurslid, lid college van bestuur
|
6
|
(Bovenschoolse) directeur
|
7
|
Adjunct- of waarnemend directeur
|
8
|
Overige managementfuncties op het niveau van directie en bestuur
|
9
|
Staf functionaris (bijvoorbeeld hoofd facilitaire dienstverlening)
|
10
|
Onderwijscoördinator (bijvoorbeeld teamcoördinator)
|
11
|
Overige managementfuncties op het niveau van een afdeling of ander onderdeel van de
organisatie
|
12
|
Groepsleerkracht (inclusief remedial teacher)
|
13
|
Vakleraar
|
14
|
Leraar in opleiding
|
15
|
Overig onderwijzend personeel
|
16
|
Onderwijs assisterende functies (bijvoorbeeld (technisch) onderwijsassistent, docentassistent,
lokaalassistent, klassenassistent)
|
17
|
Therapeutische en zorg functies (bijvoorbeeld psychologisch medewerker, logopedist,
orthopedagoog, fysiotherapeut, schoolmaatschappelijk werker)
|
18
|
Instructeur
|
19
|
Overig onderwijsondersteunend personeel
|
20
|
Beheerfuncties (bijvoorbeeld conciërge, schoonmaker, beheerder/ICT)
|
21
|
Administratieve functies (bijvoorbeeld personeelszaken, leerlingenadministratie)
|
22
|
Overig beheer- en administratief personeel
|
2.4.3. Functiecategorieën externe inhuur (t.b.v. PNIL uitvraag door DUO)
Deze functiecategorieën komen overeen met de functiecategorieën beschreven in paragraaf
2.4.2.
Code
|
Betekenis
|
P1
|
Directie
|
P2
|
Middenmanagement
|
P3
|
Onderwijsgevend personeel
|
P4
|
Ondersteunend personeel
|
P5
|
Administratief en beheerpersoneel
|
2.4.4. Soort externe inhuur (t.b.v. PNIL uitvraag door DUO)
Code
|
Betekenis
|
1
|
Uitzend/detachering via commercieel bureau
|
2
|
Payroll
|
3
|
Detachering van (inval)pool externe rechtspersoon
|
4
|
Detachering van ander schoolbestuur
|
5
|
Zelfstandige zonder personeel (zzp’er)
|
6
|
Overige vorm van inhuur
|
2.4.5. Doel externe inhuur (t.b.v. PNIL uitvraag door DUO)
Code
|
Betekenis
|
1
|
Vervanging
|
2
|
Tijdelijke uitbreiding
|
3
|
Interim- opdracht
|
4
|
Moeilijk invulbare vacature
|
5
|
Expertise
|
6
|
Overig doel
|
3. Termijn voor aanlevering van de gegevens
Het bevoegd gezag levert de personele gegevens, genoemd in de paragrafen 2.3.1 tot
en met 2.3.4, 2.4.1 en 2.4.2, viermaal per jaar aan bij DUO:
-
a. uiterlijk 1 april de gegevens over november, december en januari;
-
b. uiterlijk 1 juli de gegevens over februari, maart en april;
-
c. uiterlijk 1 oktober de gegevens over mei, juni en juli;
-
d. uiterlijk 1 januari de gegevens over augustus, september en oktober.
In de te leveren gegevens zijn alle mutaties verwerkt die van toepassing zijn op de
situatie op de peilmaand en die gedurende een kalendermaand na de laatste kalenderdag
van de peilmaand administratief zijn verwerkt. Gegevens die na die kalendermaand administratief
zijn verwerkt, worden niet in de gegevenslevering verwerkt.
De jaarbestanden bevatten alle gegevens uit de paragrafen 2.3.1 tot en met 2.3.4 over
een kalenderjaar. De gegevens zijn gegroepeerd per kalendermaand. Alle mutaties die
van toepassing zijn op de gegevens van een bepaalde maand, zijn in de gegevens over
die maand doorgevoerd. De jaarbestanden worden eenmaal per jaar aangeleverd, uiterlijk
op 1 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking
hebben).
Het bevoegd gezag levert de gegevens, genoemd in de paragrafen 2.3.5 en 2.4.3 tot
en met 2.4.5, eenmaal per jaar aan bij DUO, uiterlijk op 1 april van het jaar, volgend
op het kalenderjaar waarop de gegevens betrekking hebben.
4. Inhoudelijke uitwerking gegevensleveringen
In dit hoofdstuk wordt de functionele uitwerking gegeven van de gegevensleveringen.
De technische uitwerking is opgenomen in de documentatie op de site van DUO.
4.1. Arbeidsrelatie versus benoeming
Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen benoemingen
enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds. In dit PvE is een arbeidsrelatie een unieke
combinatie van instelling, persoon, functie en aard dienstverband. In een aantal situaties
kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan
één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden.
Deze paragraaf geldt alleen voor arbeidsrelaties van PIL. Dat betreft de volgende
situaties:
4.1.1. Benoemingen bij meer dan één instelling
Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één instelling of bij meer instellingen
werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer
dan één instelling van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit
PvE sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden
aan de verschillende instellingen één dan wel verschillende aktes van benoeming dan
wel arbeidsovereenkomsten zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties
worden onderscheiden als het aantal instellingen waar een persoon werkzaam is. De
gegevens die op basis van het PvE personeel en salarisgegevens geleverd moeten worden,
moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.
4.1.2. Benoemingen in meer dan één functie
Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende
arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk
werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van
beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze
functies bij één instelling uitoefent.
4.1.3. Veranderingen van functie
Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging
van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een
nieuwe arbeidsrelatie.
4.1.4. Veranderingen van betrekkingsomvang in verband met vervanging
Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de
regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook
geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen
de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang
in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie
(tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet
deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.
Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding
van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang
apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen
bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.
4.2. Vervanging
Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig
is, wordt dit aangegeven door bij de aard arbeidsrelatie de code 3 te vermelden.
4.3. Peilmaand en peildatum
De in de paragrafen 2.3.1 tot en met 2.3.4, 2.4.1 en 2.4.2 beschreven gegevens moeten
worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.
Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden
de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties
die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand
van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.
Voor de werktijdfactor, de bapofactor en de omvang verlof wordt steeds de gewogen
gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd.
4.4. Terugwerkende kracht mutaties
Een deel van de gegevens over een peilmaand wordt in de regel pas enige tijd na het
eind van die peilmaand administratief verwerkt. Gegevens die binnen een kalendermaand
na afloop van de peilmaand worden verwerkt en van invloed zijn op de situatie in de
peilmaand, moeten ook in de gegevenslevering over de peilmaand zijn verwerkt (een
maand terugwerkende kracht mutaties). De over de peilmaand januari te leveren gegevens
moeten dus de situatie van januari weergegeven zoals die op basis van de op 1 maart
beschikbare informatie hoort te zijn. Gegevens die later dan een kalendermaand na
het einde van de peilmaand beschikbaar komen, worden niet in deze gegevensleveringen
verwerkt.
De manier van verwerken van terugwerkende kracht mutaties is vooral van belang voor
de levering van de gegevens over loon, toelagen en kortingen. OCW en DUO hanteren
hierbij het loon-over-principe. Alle correcties die na afloop van een peilmaand plaatsvinden
op de financiële gegevens van die peilmaand moeten verwerkt worden in de te leveren
gegevens over de peilmaand.
4.5. Extractiedatum
De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn
gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het
risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in
elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein
mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over
de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie
aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.
4.6. Volgnummer
Omdat een persoon met hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben
(gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer
is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie
te kunnen verbinden. Dit volgnummer dient over de leveringen heen dezelfde arbeidsrelatie
met het bevoegde gezag te identificeren. Indien binnen een administratie per arbeidsrelatie
een nieuw personeelsnummer wordt toegekend, mag dit personeelsnummer als volgnummer
worden gebruikt. Het burgerservicenummer identificeert iedere persoon uniek binnen
de administratie en de levering.
4.7. Begin- en einddatum
Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel
van toepassing is. De einddatum is de laatste kalenderdag waarvoor de situatie van
de regel van toepassing is.
4.8. Financieringsbron
Arbeidsrelaties kunnen vanuit verschillende bronnen worden bekostigd. Belangrijk is
het onderscheid tussen:
-
– de reguliere bekostiging van de instelling door OCW;
-
– financiële middelen die een instelling op grond van een (verplichte of vrijwillige)
verzekering ontvangt van het Vervangingsfonds in verband met (vervanging bij) ziekte
of afwezigheid om andere redenen;
-
– middelen die bedoeld zijn om mensen met een uitkering te re-integreren op de arbeidsmarkt
of te voorkomen dat mensen in een uitkeringssituatie terechtkomen.
Indien bij een arbeidsrelatie meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan wordt
de financieringsbron vermeld, die de grootste bijdrage levert.
4.9. Maand waarop betrekking
In de bestanden die op een peilmaand betrekking hebben, worden de betalingen en inhoudingen
opgegeven die op die peilmaand betrekking hebben. Correcties hierop worden met een
maand terugwerkende kracht hierin verwerkt.
Betalingen die op een peilmaand, langer dan een maand terug betrekking hebben, worden
geleverd in het bestand van de peilmaand waarin deze gedaan zijn met daarbij de vermelding
op welke (eerdere) kalendermaand zij betrekking hebben. Als een dergelijke betaling
niet aan een bepaalde kalendermaand kan worden toegerekend, dan wordt het kalenderjaar
vermeld met twee volgnullen (bijvoorbeeld 201800).
4.10. Vakantie-, snipper- en feestdagen
Deze vormen van verlof worden niet geleverd, ook niet als onderdeel van de categorie
overig verlof.
4.11. Begin en einde verlofperiode
Bij een verandering van het soort verlof (zoals onderscheiden in dit PvE) wordt een
lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.
Bij een verandering van de omvang van het verlof (bijvoorbeeld bij het gedeeltelijk
hervatten van werkzaamheden bij ziekte) wordt de lopende verlofperiode beëindigd en
begint een nieuwe verlofperiode.
4.12. Opeenvolgende periodes van ziekteverlof
Voor de sociale zekerheid worden opeenvolgende periodes van ziekteverlof als één ziektegeval
gerekend, als de tweede ziekmelding en daarmee de verzuimperiode begint binnen een
periode van 4 weken na herstel-melding van de eerste. In de levering worden in dat
geval steeds de afzonderlijke perioden geleverd met elk en begin- en einddatum.
5. Wijze van aanlevering
5.1. Onderdelen ‘persoon’, ‘arbeidsrelatie’, ‘loon, toelagen en kortingen’, ‘verlofgegevens’
en ‘PNIL’
De aanlevering van de beleidsgegevens geschiedt elektronisch.
De procedure van aanlevering van personeelsgegevens staat beschreven op de site van
DUO (https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp).
De beveiligde site faciliteert bij het selecteren van bestanden, die volgens het naamformaat
in aanmerking komen om geleverd te worden. Na het versturen toont de beveiligde site
de datum plus het tijdstip waarop het bestand is ontvangen.
Als de verwerking is afgerond ontvangt de contactpersoon via e-mail een bericht dat
er een terugkoppeling gereed staat op de beveiligde site. In die terugkoppeling staat
aangegeven of de levering al dan niet correct verwerkt is en welke signalen zijn opgetreden.
Voor technische specificaties wordt verwezen naar het Memo ‘Standaardlevering personeelsgegevens’
dat via de website van DUO (https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/personeel/levering-personeelsgegevens.jsp)
beschikbaar is.