Besluit vaststelling en inwerkingtreding Selectielijst van de Tweede Kamer der Staten-Generaal vanaf 5 mei 1945

Met behulp van de systeemanalyse wordt bepaald welke processen in aanmerking komen voor blijvende bewaring (B). De systeemanalyse brengt de structuren (relaties tussen actoren, functies en documenten) in kaart om de wezenlijke informatie te identificeren die nodig is om de activiteiten van een organisatie te kunnen reconstrueren. De systeemanalyse en de hotspotmonitor vullen elkaar aan.

De systeemanalyse bij de Tweede Kamer heeft bestaan uit het in kaart brengen en analyseren van de informatieknooppunten, omdat daar de belangrijkste stukkenstromen langs komen. In onder meer onderdeel 3.2.3 is de verwerking hiervan terug te vinden.

Welke processen beschouwd worden als kerntaak wordt bepaald door de missie en kerntaken van een organisatie als uitgangspunt te nemen. Om dit te kunnen bepalen zijn vijf selectiecriteria (SA-B1 t/m SA-B5) geformuleerd.

Met de risicoanalyse wordt bepaald hoe lang de informatie ten minste bewaard dient te blijven, dan wel wanneer deze vernietigd moet worden. Het doel van een risicoanalyse is niet alleen om een bewaartermijn vast te stellen, maar vooral ook om het belang vast te stellen van een bedrijfsproces en de informatie die daarin omgaat. Dit gebeurt vanuit het perspectief van de proceseigenaar, vanuit de verantwoordelijkheid die hij heeft om alle belangen bij informatie te dienen. Dat geldt ook voor het te lang bewaren van informatie. Van ieder werkproces moeten de risico’s van vernietiging van overheidsinformatie op een bepaald moment in de tijd worden bepaald.

Bij het opstellen van deze selectielijst is voor de vernietigbare archiefbescheiden een risicoanalyse uitgevoerd. Bij elke categorie is met proceseigenaren besproken hoe lang de informatie nodig is voor de taakuitvoering. Daarnaast is per categorie gekeken naar de politieke, financiële, juridische en maatschappelijke (jegens de recht- en bewijszoekende burger) belangen. Ook de werking van de AVG is hierin meegenomen. Gezamenlijk is gekomen tot een termijn waarin de informatie nodig is.

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e, van het Archiefbesluit 1995 kunnen in bijzondere gevallen archiefstukken die in de selectielijst zijn gewaardeerd als te vernietigen alsnog worden gewaardeerd als te bewaren. De nieuwe waarderingsmethodiek voorziet in een periodieke hotspotmonitor. Daarnaast kunnen andere uitzonderingscriteria benoemd worden.

Hotspots

Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die zorgt voor een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers en/of burgers onderling. Het gaat dus om zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Een hotspot voldoet aan een of meer van de volgende criteria:

• • Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media.7

• • Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties los.8

• • Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de Nederlandse overheid.9

• • Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de Minister of het Kabinet ernstig is bedreigd.10

De hotspotmonitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. Het doel van de periodieke hotspotmonitor is om ervoor te zorgen dat de archiefstukken die betrekking hebben op deze hotspots worden aangewezen voor blijvende bewaring, ongeacht de waardering van deze stukken in de selectielijst.

Het resultaat van de periodiek uitgevoerde hotspotmonitor wordt niet keer op keer vastgelegd in een herziene selectielijst, maar in een afzonderlijke gepubliceerde hotspotlijst. In de selectielijst wordt vastgelegd welke procedure wordt gevolgd en welke criteria worden gehanteerd voor het aanwijzen van hotspots.

Andere uitzonderingen

Op grond van artikel 5, lid 1, sub e van het Archiefbesluit 1995 kunnen archiefstukken en dossiers, die normaal gesproken voor vernietiging in aanmerking komen, worden uitgezonderd van vernietiging. Het gaat daarbij om de volgende klassieke uitzonderingen:

• • Het betreft zaken of gebeurtenissen met een voor de eigen organisatie of werkveld uniek of bijzonder karakter.

• • Het betreft personen die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn of zijn geweest voor het werkgebied of de organisatie.

• • Kopieën of afschriften van informatieobjecten die als blijvend te bewaren zijn aangemerkt, maar die teloorgegaan zijn.

• • Archiefbescheiden, die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te bewaren archiefbescheiden zouden verstoren.

Te volgen procedure voor het aanwijzen van hotspots en andere uitzonderingen

De archivaris van de Tweede Kamer identificeert in overleg met de organisatie de onderwerpen die als hotspot of uitzondering kunnen worden gezien. Hiervan wordt een interne lijst bijgehouden. De archivaris legt de geïdentificeerde onderwerpen voor aan het Strategisch Informatie Overleg ter vaststelling. In het voorafgaande traject wordt over de lijst met onderwerpen advies gevraagd aan het Nationaal Archief. De definitieve hotspotlijst wordt uiteindelijk gepubliceerd op de websites van de Tweede Kamer en het Nationaal Archief.

Overigens worden veel zaken die als hotspot kunnen worden gezien, al in de Kamer behandeld. De neerslag van deze behandeling wordt hoe dan ook permanent bewaard.

De Tweede Kamer is samengesteld uit de Kamerleden die samenkomen in de Plenaire Vergadering. De Plenaire Vergadering kiest uit hun midden een Voorzitter en een presidium. De Kamer organiseert zich verder in commissies en zorgt zelf voor de inrichting van de parlementaire processen, daarbij ondersteund door de Griffier en de ambtelijke organisatie. Alle Kamervergaderingen zijn in beginsel openbaar en kunnen alleen bij uitzondering achter gesloten deuren worden gehouden. De verslagen van het overleg met gesloten deuren worden achter slot bewaard.

Er zijn binnen de Kamer verschillende soorten commissies, namelijk:

• • Vaste commissies (voor ieder ministerie, met uitzondering van Algemene Zaken, voor Europese Zaken en voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken);

• • Algemene commissies (ingesteld voor de duur van één zitting, om onderwerpen te behandelen die van bijzonder belang zijn voor de taken van de Kamer dan wel die vrijwel alle ministeries aangaan);

• • Algemene commissies (ingesteld voor een beleidsterrein dat is toegewezen aan een Minister zonder portefeuille, bijvoorbeeld de Algemene commissie voor buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking);

• • Themacommissies (ingesteld voor onderwerpen van groot maatschappelijk belang die niet specifiek één ministerie aangaan);

• • Tijdelijke commissies (voor specifieke onderwerpen);

• • Enquête- en onderzoekscommissies (ten behoeve van parlementair onderzoek);

• • Commissies van advies (ten behoeve van advisering over de werkzaamheden van het presidium);

• • Overige commissies (ingesteld voor specifieke taken zoals:

  • ○ Commissie voor het Onderzoek van de Geloofsbrieven;

  • ○ Commissie voor de Verzoekschriften en de Burgerinitiatieven;

  • ○ Commissie voor de Werkwijze;

  • ○ Commissie voorde Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten).

De Kamerleden zijn lid van fracties, die elk ondersteund worden door eigen fractiemedewerkers. De fracties vallen buiten de (ambtelijke) organisatie van de Kamer en beheren hun eigen archieven. Elke fractie heeft een ambtelijk secretaris die de bevoegdheid heeft de fractie te vertegenwoordigen. De fractie wijst zelf de ambtelijk secretaris aan.

Van alle plenaire vergaderingen wordt een geredigeerd woordelijke verslag opgesteld door de Dienst Verslag en Redactie (DVR, tot 2004 de Stenografische Dienst) over het ‘verhandelde’ in de Plenaire Vergaderingen van de Tweede Kamer, de zogenaamde ‘Handelingen’. Er is één serie beschikbaar op papier. Deze wordt bewaard in de ‘Handelingenkamer’ van de Tweede Kamer. Dit geldt niet als formeel archief. Van alle Handelingen wordt ook een archiefexemplaar naar het Nationaal Archief overgebracht. Sinds het vergaderjaar 2015/2016 gebeurt dit alleen nog digitaal. Waar in de selectielijst wordt verwezen naar het product ‘Handelingen’ wordt dit exemplaar bedoeld, ongeacht uit welk proces zij voortkomt.

De Handelingen van de Staten-Generaal vanaf 1995 worden via www.officielebekendmakingen.nl gepubliceerd op internet, samen met de agenda’s, de vragen van Kamerleden aan bewindspersonen en de antwoorden daarop en de documenten van de regering. De gedigitaliseerde stukken van 1814 tot 1945 worden aangeboden via https://zoek.officielebekendmakingen.nl/uitgebreidzoeken/historisch.

De organisatie van de parlementaire processen sinds 1945 is redelijk stabiel.12 De taken en werkzaamheden van de Tweede Kamer zijn immers grotendeels in de Grondwet verankerd. Uiteraard zijn er wel veranderingen geweest in de organisatie van de werkzaamheden van de Tweede Kamer.

Met name de positie van de verschillende commissies is veranderd. Zo zijn er vanaf 1953 vaste commissies voor elk departement. Deze commissies bereiden de plenaire behandeling van wetsvoorstellen en de begrotingshoofdstukken van hun departement voor. Ook is er steeds meer aandacht voor de controlerende taak van de Kamer. In de jaren 1960 wordt het instituut van de openbare commissievergadering ingevoerd. Vanaf de jaren 1980 hebben de Commissies ook de mogelijkheid moties en amendementen in te dienen. In de jaren 1990 deden nieuwe vormen van overleg hun intrede, zoals het Algemeen Overleg, het notaoverleg en het wetgevingsoverleg.

In 1994 vindt er een grote herziening plaats van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer (RvOTK). Hierin is met name het commissiestelsel grondig herzien. Dit heeft geleid tot het instellen van commissies per departement, met uitzondering van Algemene Zaken. Aanvullend zijn er enkele commissies die horizontaal van betekenis zijn voor alle departementen (zoals Europese Zaken). Daarnaast schrijft het RvOTK ook enkele commissies voor met specifieke taken, zoals de Commissie voor het onderzoek van de geloofsbrieven en een Commissie voor de verzoekschriften en burgerinitiatieven. Voor nadere informatie over deze commissies wordt naar het RvOTK verwezen.

Sinds 2002 zijn er niet veel veranderingen geweest. In algemene zin kan gezegd worden dat door de toename van de hoeveelheid wetten en de grotere nadruk op de controle op het regeringsbeleid er steeds meer werk bij de verschillende Kamercommissies komt te liggen. Met name de toegenomen druk van pers en burgers leidt ertoe dat er steeds meer aandacht komt voor de Tweede Kamer. Dit heeft tot gevolg dat de parlementaire stukkenstroom gestaag toeneemt. Dit heeft tot nu toe nog geen grote wijzigingen tot gevolg had in de inrichting van het parlementaire proces.13

De Kamer wordt ondersteund door een ambtelijke organisatie onder aansturing van de Griffier. De Griffier wordt benoemd door de Tweede Kamer.

De Griffier heeft binnen de Kamer een adviserende rol voor wat betreft de procedurele en staatsrechtelijke aspecten van de werkzaamheden van de Kamer. De Griffier heeft de volgende taken:

• • Het voorbereiden, vastleggen en uitwerken van de beslissingen van de Tweede Kamer en het presidium;

• • Het adviseren van de Voorzitter en het presidium;

• • Het leiden van de ambtelijke organisatie;

• • Het uitoefenen van het griffierschap van de Commissie voor de Werkwijze van de Tweede Kamer;

• • Het beheren van de archieven van de Tweede Kamer.

Het Managementteam (MT) wordt gevormd door de Griffier en de directeuren van de diensten. De directeuren worden door het presidium benoemd. De Griffier is eindverantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de ambtelijke organisatie. De organisatieonderdelen die direct ressorteren onder de Griffier zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke en procesmatige begeleiding van het constitutionele proces en vallen daarmee vooral onder de parlementaire processen.

De ambtelijke organisatie ondersteunt het parlementaire proces door ‘het bieden van een politiek neutrale, adequate en innovatieve ondersteuning van alle leden in alle facetten van hun werk als volksvertegenwoordiger.’ Binnen de ambtelijke dienstverlening is sprake van:

• • Procesondersteuning gericht op zaken als de administratieve organisatie, bedrijfsvoering, ICT, communicatie, verslaglegging, informatievoorziening, beheer van archieven en parlementaire objecten

• • Facilitaire ondersteuning gericht op onder andere de huisvesting, inrichting, beveiliging, restauratieve voorzieningen en bodediensten

• • Inhoudelijke ondersteuning gericht op de representatieve functie, de controlefunctie of de wetgevingsfunctie van de Tweede Kamer

Er zijn twee soorten ondersteunende diensten: de diensten die direct de parlementaire processen ondersteunen (en daarmee eigenlijk bij het primaire proces horen) en de bedrijfsvoeringsprocessen, die zich met name bezighouden met de zogenaamde PIOFACH-taken.14 Aan de PIOFACH-taken is als apart onderwerp ook beveiliging toegevoegd.

De ambtelijke ondersteuning van de Tweede Kamer is sinds 1945 ingrijpend veranderd. In eerste instantie is alleen de Griffier verantwoordelijk voor het leiden van de ambtelijke organisatie, die tot dan toe ook ‘de Griffie’ heette. Het leiden van de ambtelijke organisatie wordt echter te veelomvattend. In 1972 is er daarom een Directeur der Diensten aangesteld met als hoofdtaak het leiden en coördineren van de ondersteunende en verzorgende diensten en de informatievoorziening. In 1989 is deze directeur vervangen door drie directies (Informatievoorziening, Verzorgende Diensten, en Griffiediensten).

Vanaf 1994 zijn er nog maar twee directies: de Directie Constitutioneel Proces en de Directie Facilitair Bedrijf15. Het Institutioneel Onderzoek (RIO) beschrijft de situatie tot 2002. Na 2002 zijn er nog verschillende organisatorische wijzigingen doorgevoerd in de ambtelijke organisatie (zie bijlage 4 voor de organogrammen van 2006, 2012 en 2019).

In 2006 bestaat de organisatie uit een MT bestaande uit de Griffier, de Directeur Bedrijfsvoering, Financiën en Personeel & Organisatie en de Directeur Informatiseringsbeleid. In totaal zijn er twaalf afdelingen die ressorteren onder een Directeur en negen stafdiensten die direct onder de Griffier ressorteren.

In 2012 is het organogram nog grotendeels ongewijzigd. Wat vooral is veranderd, is de benaming van sommige stafdiensten en onderdelen. Het ‘Onderzoeks- en Verificatiebureau’ dat in 2006 nog opgenomen is, komt in 2012 niet meer voor. Dit bureau werd in 2002 opgezet en had een adviserende rol bij het begeleiden, verrichten en uitbesteden van onderzoeken door de Tweede Kamer. In 2009 is dit bureau samen met de staf van de Commissie voor de Rijksuitgaven, opgegaan in het ‘Bureau Onderzoek en Rijksuitgaven’ (BOR). BOR is in 2017 opgegaan in de Dienst Analyse en Onderzoek.

Het organogram van 2019 is in enkele opzichten vereenvoudigd. Er zijn nog zeven diensten die rechtstreeks onder de Griffier vallen. De verdeling van de taken van de Directeuren is ook veranderd. Er is nu een Directeur Bedrijfsvoering en Informatisering en een Directeur Huisvesting, Renovatie en Financiën. De taakwijziging heeft vooral te maken met de verbouwing en renovatie van het Binnenhof (tussen de jaren 2020 en 2025). Onder de elf diensten die vallen onder de Directeuren, valt ook het Programma Tijdelijke Huisvesting en Renovatie Binnenhof. De dienst Communicatie is samengevoegd met de Dienst Voorlichting en vormt nu de Stafdienst Communicatie, ressorterend onder de Griffier.

Opvallend is dat waar veel overheidsorganisaties ondersteunende diensten hebben uitbesteed, de Tweede Kamer ervoor heeft gekozen dit in eigen beheer te blijven doen. Zo is er tot op heden een eigen Beveiligingsdienst en Restaurantbedrijf. Ook zijn er verschillende diensten uniek voor de Tweede Kamer, zoals de Dienst Verslag en Redactie (DVR, tot 2004 de Stenografische Dienst) die zorgt voor de verslaglegging van het handelen van de Tweede Kamer. Een uitzondering betreft de schoonmaakdienst: die is sinds 2018 ondergebracht bij de Rijksschoonmaakorganisatie.

De Tweede Kamer kent een aantal belangrijke overlegorganen. Het gaat hier om overleggen die gehouden worden tussen de Kamer en de ambtelijke organisatie. Hier komen veel informatiestromen samen. Het gaat dus niet over overleggen die gevoerd worden in de Tweede Kamer zelf. Dat is namelijk onderdeel van het primaire proces van de organisatie. Het betreft:

• • Overleg tussen de ambtelijk secretarissen van de fracties en het Managementteam van de Tweede Kamer (het AS-MT), waarin vooral constitutionele zaken van overwegend organisatorische aard en facilitaire zaken worden besproken;

• • Overleg tussen de Griffier en het presidium.

Daarnaast zijn er enkele informatieknooppunten, waar veel stukkenstromen samenkomen:

• • De Griffie;

• • De Griffies Commissies;

• • Het MT van de Tweede Kamer, bestaande uit de Griffier en de Directeuren;

• • De Dienst Analyse en Onderzoek (DAO), waar veel voorbereidend onderzoek plaatsvindt;

• • De Dienst Verslag en Redactie (DVR), die zorgt voor de creatie en publicatie van notulen, verslagen en Handelingen;

• • De Medezeggenschapsfunctie.16

De primaire ordening is van oudsher op basis van functie of dienstonderdeel, waarbij er een secundaire ordening op onderwerp en op jaar is aangebracht.17 Zo zijn er archiefblokken van de Voorzitter, de Griffier, het presidium, de Commissies en de verschillende (staf)diensten.

De parlementaire stukkenstroom is vaak geordend op soort document: motie, notulen, brieven van derden, kopij-stukken. Deze ordening is zowel in het papieren archief als in de applicatie van de parlementaire stukken terug te vinden. In de parlementaire applicatie vindt ordening plaats door middel van metadata. De verschillende documenten worden bovendien gekoppeld aan onder meer zaken, dossiers en activiteiten (bijvoorbeeld vergaderingen en stemmingen).

De primaire ordening van de digitale informatiehuishouding van de ambtelijke processen is veelal ook gebaseerd op basis van functie of dienstonderdeel. De secundaire ordening is afhankelijk van het proces, de inrichting door de gremia zelf, of het soort applicatie dat wordt gebruikt, of een combinatie van deze drie aspecten.

De ordening van de archieven op basis van functie of dienstonderdeel wordt in de selectielijst aangehouden, zolang er nog papieren archieven zijn. Daarmee sluiten de fysieke archieven aan op de archieven die reeds naar het Nationaal Archief zijn overgebracht en wordt de continuïteit tussen de archiefblokken gewaarborgd. De voorliggende selectielijst is ook gebaseerd op het procesgericht werken, zodat het aansluit bij een digitale werkwijze.

Om de selectielijst toepasbaar te maken voor beide archiveringswijzen, is er voor gekozen ook actoren (‘entiteiten’) op te nemen in de procesblokken in hoofdstuk 4.

De Tweede Kamer houdt enkele registers bij die inzicht geven in de werkwijze van de Kamer. Het betreft de volgende registers:

• • Geschenkenregister: In het geschenkenregister worden geschenken vermeld met een waarde van meer dan 50 euro. Kamerleden dienen ontvangen geschenken te melden bij de Griffie Plenair. De lijst van ontvangen geschenken is openbaar en wordt gepubliceerd op de website van de Tweede Kamer;

• • Reizenregister: De Griffie Plenair houdt een lijst bij van buitenlandse reizen van Kamerleden waarvan vervoers- en verblijfskosten geheel of gedeeltelijk door derden worden betaald. Het reizenregister is openbaar en wordt gepubliceerd op de website van de Tweede Kamer;

• • Nevenfuncties: de Griffie Plenair houdt een register bij waarin de Kamerleden hun nevenactiviteiten en de (te verwachten) inkomsten vermelden, alsmede belangen die redelijkerwijs als relevant kunnen worden beschouwd. Het register is openbaar en wordt gepubliceerd op de website van de Tweede Kamer.

(1)

(2)

Proces: Het aanwijzen van de verkenner(s) en de kabinets(in)formateur(s)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

(18)

(19)

(20)

(21)

(22)

(23)

(24)

(25)

(26)

(27)

(28)

(29)

(30)

(31)

(32)

(33)

(34)

(35)

(55)

(56)

(57)

(58)

(59)

(60)

(61)

(62)

(63)

(64)

(65)

(66)

(67)

(68)

(69)

(70)

(71)

(72)

(73)

(74)

(75)

(76)

(77)

(78)

(79)

(80)

(81)

(82)

(83)

(84)

(85)

(86)

(87)

(88)

(89)

(90)