‘Deelnamekosten’ worden in artikel 6, eerste lid, Wmh, gedefinieerd als ‘de kosten voor deelname aan bijeenkomsten of manifestaties, waaronder
de daaraan verbonden reis- en verblijfskosten’. De vergoeding of het niet in rekening
brengen van deze kosten is toegestaan, mits dit beperkt blijft tot hetgeen strikt
noodzakelijk is om aan de bijeenkomst of manifestatie deel te nemen. Deelnamekosten
mogen zich niet uitstrekken tot anderen dan natuurlijke personen die betrokken zijn
bij de toepassing van een medisch hulpmiddel of van een medisch hulpmiddel voor in-vitrodiagnostiek.
Bovendien is niet relevant of de vergoeding rechtstreeks door de leverancier aan de
deelnemers wordt verstrekt, of via een tussen(rechts)persoon; in beide gevallen moeten
de hier beschreven regels voor de vergoeding van deelnamekosten worden nageleefd.
Bij de beoordeling van de vraag of de vergoeding of het niet in rekening brengen acceptabel
is, zijn er drie criteria die zowel op bijeenkomsten als op manifestaties van toepassing
zijn:
-
• de deelnamekosten moeten strikt beperkt blijven tot het hoofddoel van de bijeenkomst
of manifestatie;
-
• de bijeenkomst of manifestatie dient plaats te vinden op een passende locatie;
-
• de vergoeding dient beperkt te blijven tot hetgeen strikt noodzakelijk is om aan de
bijeenkomst of manifestatie deel te nemen.
Daarnaast geldt voor bijeenkomsten nog het criterium dat er:
Criterium 1: De vergoeding blijft strikt beperkt tot het hoofddoel van de bijeenkomst
of manifestatie.
Voor de invulling van het criterium dat de deelnamekosten strikt beperkt moeten blijven
tot het hoofddoel moet worden gekeken naar de verhouding in tijdsbesteding tussen
het (wetenschappelijke) programma en de overige onderdelen.
In algemene zin geldt dat het programma begrijpelijk en aanvaardbaar moet zijn. Het
programma moet niet alleen betrekking hebben op maar ook geschikt zijn voor het overdragen
van kennis. Dat betekent dat het programma van de bijeenkomst geschikt moet zijn voor
demonstraties van de specifieke hulpmiddelen en/of het overdragen van kennis en/of
vaardigheden met betrekking tot het gebruik, toepassing of onderhoud van specifieke
hulpmiddelen, en qua opbouwen tijdsindeling evenwichtig en redelijk en uitsluitend
gericht op het doel van de bijeenkomst.
De geschiktheid van het programma dient ook te blijken uit het inhoudelijke programma
en de kwalificaties en expertise van de trainers, begeleiders of sprekers. Wat opbouw
van het programma betreft dat koffie- en theepauzes, lunches en diners logische onderbrekingen
in het programma moeten zijn. Overnachtingen moeten gerechtvaardigd zijn. Andere programmaonderdelen
die geen verband houden met het inhoudelijk gedeelte, zoals recreatieve en sociale
activiteiten (zoals concerten, sportactiviteiten e.d.), zijn niet toegestaan.
Criterium 2: De bijeenkomst of manifestatie vindt plaats op een passende locatie.
Met het criterium dat de bijeenkomst of manifestatie plaats dient te vinden op een
passende locatie wordt beoogd de vergoeding van deelnamekosten bescheiden te houden
en uitwassen te voorkomen. De economische waarde van de reis en het verblijf spelen
hierbij een rol. Bij de beoordeling van de gerechtvaardigdheid van de locatie speelt
de aard van de specifieke medische hulpmiddelen of van de specifieke medische hulpmiddelen
voor in-vitrodiagnostiek waar de bijeenkomst betrekking op heeft een rol. Zo kan de
keuze voor een bepaalde locatie vanwege de grootte of complexiteit van de medische
hulpmiddelen of van de medische hulpmiddelen voor in-vitrodiagnostiek voor de hand
liggen en zelfs noodzakelijk zijn voor de training. Juist bij deze bijeenkomsten zal
de rechtvaardiging voor de ligging en faciliteiten gelegen zijn in het doel van de
bijeenkomst. Zo zal een training vaak plaatsvinden in een klinische omgeving, bij
een bedrijf zelf of in een proefopstelling.
Meer specifiek ten aanzien van bijeenkomsten in het buitenland geldt dat deze eerder
kunnen worden gerechtvaardigd indien de bijeenkomst wordt georganiseerd door een buitenlandse
of internationale vereniging of instantie, indien de bijeenkomst open staat voor deelname
door natuurlijke personen die betrokken zijn bij de toepassing van een medisch hulpmiddel
of van een medisch hulpmiddel voor in-vitrodiagnostiek uit meerdere landen, er een
directe relatie is tussen het onderwerp of doel van de bijeenkomst en de locatie,
of indien er mogelijk een relevant onderzoeksinstituut of bedrijf ter plekke aanwezig
is, etc.
Criterium 3: De vergoeding blijft beperkt tot hetgeen strikt noodzakelijk is.
De vergoeding van deelnamekosten voor bijeenkomsten blijft beperkt tot hetgeen strikt
noodzakelijk is wanneer:
-
• deze niet meer bedraagt dan strikt noodzakelijk is en waarbij geldt dat de deelnamekosten
die door een leverancier of derde partij worden vergoed of niet in rekening worden
gebracht per persoon betrokken bij de toepassing van een medisch hulpmiddel of van
een medisch hulpmiddel voor in-vitrodiagnostiek in ieder geval niet meer bedragen
dan € 500,– per keer en € 1.500,– per jaar; of
-
• de persoon betrokken bij de toepassing van een medisch hulpmiddel of van een medisch
hulpmiddel voor in-vitrodiagnostiek draagt zelf ten minste 50% van de deelnamekosten
aan de bijeenkomst. Het spreekt voor zich dat een transparante en valide afrekening
daaraan ten grondslag dient te liggen en dat de kosten reëel dienen te zijn.
Bij manifestaties blijft de vergoeding van deelnamekosten beperkt tot hetgeen strikt
noodzakelijk is indien de deelnamekosten die door een leverancier of derde partij
worden vergoed of niet in rekening worden gebracht per persoon betrokken bij de toepassing
van een medisch hulpmiddel of van een medisch hulpmiddel voor in-vitrodiagnostiek
in ieder geval niet meer bedragen dan € 75,– per keer en € 375,– per jaar.
Criterium 4: Sprekers op bijeenkomsten zijn transparant over hun banden met leveranciers
van medische hulpmiddelen of van medische hulpmiddelen voor in-vitrodiagnostiek.
Voor bijeenkomsten geldt de eis dat banden tussen sprekers en leveranciers of derde
partijen vooraf bekend dienen te worden gemaakt. Leveranciers mogen slechts in die
hoedanigheid aanwezig zijn indien zij als zodanig herkenbaar zijn, bijvoorbeeld door
het dragen van badges.